La prevenzione della perdita di dati (DLP) ha lo scopo di impedire che informazioni sensibili fuoriescano dalla tua organizzazione. Semplice, vero? Un tempo sembrava così. Ora non più.
I team condividono informazioni esternamente tutto il giorno, tutti i giorni: contratti, fatture, file delle risorse umane, documenti dei clienti, pacchetti di accordi, fogli di calcolo pieni di dati "temporanei" che in qualche modo diventano permanenti. E il canale di rischio più grande non è ancora qualche trucco esotico degli hacker, ma la cosa più normale del mondo:
Un allegato e-mail viene inviato, inoltrato, scaricato e poi rimane memorizzato in luoghi che non puoi vedere o controllare.
I sistemi DLP tradizionali svolgono un buon lavoro prima che un documento lasci la cartella (scansione, avviso, quarantena, blocco). La parte più difficile, quella con cui molte organizzazioni faticano, è ciò che accade dopo aver premuto "Invia". È qui che entra in gioco Document GPS di ShelterZoom: si tratta di mantenere il controllo del documento stesso, non solo di ispezionare il canale attraverso cui è transitato.
La posta elettronica è il luogo in cui si svolgono gli affari. È veloce, familiare e tutti la usano. Ma gli allegati continuano a causare prevedibili errori di protezione dei dati (DLP):
Invii un file alla persona giusta, poi viene inoltrato (a volte involontariamente) e all'improvviso le tue regole di accesso diventano... beh, nessuna.
Una volta scaricato un file, duplicarlo è facilissimo. Le copie finiscono sui desktop, sulle unità condivise, sulle cartelle personali nel cloud e nel giro di poche ore si perde il conto.
Quando una casella di posta elettronica viene compromessa, gli aggressori non si limitano a inviare email di phishing. Analizzano la cronologia. Vecchie conversazioni con allegati possono essere una miniera d'oro.
Anche se la procedura di richiamo di un'email funziona (spesso non funziona), l'allegato potrebbe essere già stato aperto, salvato o acquisito tramite screenshot.
Ecco perché una moderna strategia DLP non può limitarsi alla semplice "scansione e blocco". Deve affrontare l'intero ciclo di vita di un documento, anche dopo la sua condivisione.
ShelterZoom Document GPS è stato creato per modernizzare l'esperienza degli allegati e-mail. Invece di inviare un file non elaborato che diventa immediatamente una copia per qualcun altro, Document GPS è progettato in modo che il documento rimanga connesso ad autorizzazioni, tracciamento e controllo.
In termini di DLP, si tratta di un cambiamento epocale:
E questo è importante perché la perdita di dati nel mondo reale non è sempre dovuta a intenti malevoli. Di solito è accidentale, causata dalla fretta o semplicemente dal fatto che "abbiamo sempre fatto così".
Un programma DLP efficace ha bisogno di visibilità. Non di atmosfera. Di visibilità.
Le funzionalità DLP aziendali di ShelterZoom sono progettate per segnalare la condivisione di informazioni sensibili, consentendo di intervenire tempestivamente anziché scoprire il problema in seguito, quando la diffusione è già avvenuta.
Ancora meglio: l'identificazione non è utile se è lenta o nascosta. La prevenzione della perdita di dati (DLP) è importante solo quando porta all'azione.
Document GPS è progettato per una condivisione controllata. In genere, ciò significa che è possibile impostare regole come:
Si tratta di un vantaggio concreto per la protezione dei dati, perché affronta il problema della "copia incontrollata" creato dai normali allegati.
La prevenzione delle epidemie (DLP) non riguarda solo l'arresto, ma anche la comprensione di quanto accaduto.
Document GPS si concentra sul tracciamento degli accessi e delle attività, consentendoti di rispondere a domande come:
Questo è ciò che dà fiducia ai team di sicurezza e conformità, perché non si tratta di fare supposizioni durante un incidente.
È qui che la maggior parte dei flussi di lavoro classici per gli allegati fallisce: ti avvisano, ma non ti danno la possibilità di agire.
Document GPS si basa sull'idea che si debba poter modificare le autorizzazioni o revocare l'accesso anche dopo che il documento è stato condiviso. Quindi, se un file finisce nelle mani sbagliate (può capitare), non ci si ritrova a dover pensare "beh... speriamo che lo cancellino".
Il contenimento diventa un'azione, non una richiesta cortese.
Se è possibile revocare l'accesso dopo l'invio, uno degli scenari di violazione più comuni (l'invio errato) si trasforma in qualcosa di gestibile. Questo è il tipo di controllo che rende la DLP (Data Loss Prevention) una realtà concreta, non solo teorica.
Siamo onesti: se blocchi i download, la gente fa screenshot. È il trucco più vecchio del mondo.
I controlli a livello di documento che scoraggiano gli screenshot (e le filigrane che rendono rintracciabili le fughe di dati) aggiungono un livello di deterrenza che le normali policy DLP spesso non riescono a fornire in modo intuitivo.
Molte organizzazioni considerano la DLP come una soluzione "solo per il traffico in uscita", ma anche il traffico in entrata può essere problematico. Clienti e partner spesso inviano file sensibili nel modo meno sicuro possibile.
Un metodo di caricamento sicuro offre un percorso di acquisizione più pulito e sicuro per i documenti riservati (e riduce l'abitudine di "inviarli semplicemente via e-mail").
Gli allegati dannosi possono causare la perdita di dati a causa di una compromissione, non solo di una semplice fuga di informazioni. La scansione dei file caricati e il blocco dell'apertura dei documenti infetti contribuiscono a ridurre tale rischio senza richiedere agli utenti di essere esperti di sicurezza.
La firma è spesso il momento in cui un documento diventa ancora più sensibile. Se la copia firmata viene scaricata e inoltrata, si presenta un problema.
Mantenere la firma all'interno di un ambiente controllato significa che il risultato firmato può essere soggetto alle stesse regole del documento originale.
Document GPS tende a dare il meglio di sé nei settori in cui gli allegati e-mail sono frequenti e le conseguenze possono essere gravi:
Documenti riservati dei clienti, segreto professionale, controparti e numerose condivisioni esterne. Un solo inoltro errato può essere disastroso.
Dati regolamentati, requisiti di audit e una forte necessità di tracciamento e contenimento rapido in caso di errori.
Informazioni sui pazienti, rigorosa riservatezza e l'ovvia necessità di controllare e monitorare l'accesso anche dopo l'invio iniziale.
Registri degli studenti, trascrizioni, ricerche e condivisione esterna regolare con organizzazioni che non si trovano tutte nello stesso ecosistema IT.
Trattative rapide, numerose terze parti e scambio costante di contratti e documenti d'identità (spesso ancora via e-mail).
La prevenzione della perdita di dati (DLP) fallisce quando è in contrasto con gli interessi aziendali. Le persone sceglieranno sempre la via più veloce, a meno che anche la via più sicura non sia altrettanto semplice.
Ecco un approccio di implementazione che di solito funziona:
Scegli 2-3 flussi di lavoro in cui la perdita di dati è più dannosa:
Le impostazioni predefinite contano più delle policy che le persone non leggono. Per gli invii esterni, inizia con:
Quindi, ampliate l'accesso in modo intenzionale, non casuale.
Prima di adottare misure restrittive, scopri dove avviene effettivamente la condivisione di dati sensibili. I dati sui comportamenti ti sorprenderanno, come sempre.
Descrivi cosa fa il team quando:
La chiave è la velocità. "Indagheremo" non è un piano di contenimento.
Non servono 30 dashboard. Monitora pochi segnali chiari:
A volte li integra, altre volte riduce la necessità di affidarsi esclusivamente al blocco. Se il rischio principale è rappresentato dagli allegati e-mail e dalla condivisione esterna, il controllo a livello di documento può essere l'elemento mancante.
Questo è il punto fondamentale del modello: il documento rimane regolamentato, quindi è possibile rispondere anche dopo la condivisione, anziché trovarsi nella situazione di "danno ormai fatto".
Cercare di bloccare tutto immediatamente genera frustrazione, ma poi le persone trovano un modo per aggirare il problema. L'approccio migliore è la condivisione controllata, la visibilità e una risposta rapida.
Può ridurre l'impatto perché i file sensibili non devono rimanere per sempre come allegati non elaborati nella cronologia della posta in arrivo e l'accesso può essere revocato rapidamente se qualcosa non va.
Se la tua strategia DLP si limita a "scansionare e bloccare al momento dell'invio", rimani comunque esposto alla complessa realtà del mondo aziendale: inoltri, download, condivisioni e caselle di posta compromesse.
ShelterZoom Document GPS è progettato proprio per questa realtà. Tratta il documento come una risorsa sotto il tuo controllo, con autorizzazioni, tracciamento e la possibilità di revocare l'accesso quando è più necessario. In pratica, è una soluzione DLP che continua a funzionare anche quando gli allegati tradizionali non sono più gestibili.
Contatta oggi stesso i nostri esperti per discutere delle soluzioni ShelterZoom.